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文書を電子化する意味

パソコン操作

よりスピーディーな業務へ

今、多くの企業が文書管理の変革を検討しています。特に国際品質規格のISO9001の取得を検討している企業にとって、文書管理は大きな意味を持ちます。文書が適正に管理されていないことは、会社の経営状態をも判断されかねません。会社全体で、何処にどの文書が存在しているのかを、把握する必要があるのです。しかし、そのような文書管理を行うには、紙ベースの文書保管では限界があります。そのために、文書を電子化する動きが高まっています。文書の殆どをパソコンの中にデータ化し、必要な時にいつでも閲覧できるよう、トレサビリティの機能も付けることで、文書管理はほぼ完全なものになります。文書がデータ化されれば、同時にペーパーレス化も推進されます。ペーパーレス化により、ファイリングや保管、廃棄などの手間も軽減されます。このようなデータ化された文書管理は、更に発展して、承認処理などもデータの中で行われるようになっています。承認や稟議などは、責任者が不在の場合に一時保留となります。しかし、データ上で処理を進行させれば、責任者不在という状況はなくなり、業務がスピーディーに進行することになります。文書管理としてメリットが大きいデータ化ですが、安全面も考慮する必要があります。急な停電やサーバーダウンなどに備えて、バックアップが取れる体制をしっかりしておくことが大切です。ただ、文書の中には、立体模型や金型見本なども含まれるので、そのような物は詳しい目録を作って、所在を明確にしておくことが求められます。