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文書とその管理の重要性

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システムとその機能

社内で作成された文書については、適切に管理されることで活用可能となる。作成された文書が管理されていない状態になってしまうと、同じ文書を社内の複数人で作成してしまったり、どの文書が最新か分からなくなってしまう。これらのことから、効率的に業務を進め、社内で作成した文書を資産として残していくために文書管理は重要視されている。文書管理する場合には、文書管理システムを活用して管理することが一般的である。文書管理システムでは、作成した文書をシステムに登録することで、システム側に蓄積していくことができる。タイトルや概略などの情報を付加して登録するものや、文書の中身を自動解析しキーワードなどを抜き出してもらえるシステムがある。また、登録するたびにバージョン更新され、常に最新バージョンを管理できるといったことも行われる。システムによっては、最新バージョンを閲覧できる他、過去に作成して登録した時点の古い文書も閲覧できるものもある。これらの文書管理システムを導入することで、文書を一元管理することができ、社内で共有することが可能になる。また、文書管理システムに登録しておくことで、キーワード検索などが可能になるため、必要な書類を素早く探し出せることも文書管理システムの大きな魅力となっている。社内で文書を共有しながら業務を進めていきたいケースや、バージョン管理を適切に行いたい場合などには、文書管理システムは最適なものになる。